Để đảm bảo sử dụng hóa đơn điện tử được hiệu quả nhất, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều tìm hiểu các thông tin, quy định pháp luật về hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cũng được các doanh nghiệp tìm hiểu kỹ càng để có thể triển khai thực hiện được tốt nhất. Trong bài viết này sẽ liệt kê 03 lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Thứ nhất, nếu như người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, mà người nộp thuế đã thông báo phát hành hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 01/11/2018 (là ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực thi hành) thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn đã mua tới hết ngày 31/10/2020.
Thứ hai, khi bán hàng hóa, mà người bán xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng thì theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, người bán phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra tuân thủ theo nguyên tắc thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Người bán hàng hóa không được phép lập hóa đơn điện tử không có danh mục hàng hóa mà lại đính kèm bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng. Đây chính là một trong những khác biệt quan trọng giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử không có liên. Hóa đơn điện tử không bị giới hạn bởi số dòng như hóa đơn giấy, do đó không có khái niệm liên hóa đơn.
Thứ ba, nội dung trên hóa đơn điện tử phải đầy đủ như theo quy định tại Điểm e Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính, bao gồm: Tên hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn; Thông tin người bán (địa chỉ, tên, mã số thuế); Thông tin người mua (địa chỉ, tên, mã số thuế); Tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng, đơn vị tính, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi rõ bằng số và bằng chữ; Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán; Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Trong trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ nội dung theo quy định thì sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật hiện hành về hóa đơn.
Mách kế toán cách viết hóa đơn chiết khấu thương mại
Khi nộp tờ khai, thuế nhập khẩu được tính như thế nào?
Như vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần phải lưu ý ngay 03 điều này để đảm bảo quá trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử được tốt nhất. Theo quy định, kể từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử và hủy bỏ hoàn toàn lượng hóa đơn giấy còn tồn đọng. Chính vì vậy, để đảm bảo quá trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử được tốt nhất, các doanh nghiệp bên cạnh việc nắm bắt các quy định, nội dung về hóa đơn điện tử, còn cần phải tìm hiểu nghiệp vụ về hóa đơn để thực hiện được tốt nhất.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm được những lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử được tốt nhất; tránh việc xảy ra sai sót không đáng có.
